Gastenregistratie voor vakantieverhuur
Verwelkom gasten, geen papierwerk.
Vivestay verzamelt de registratie van elke gast vóór aankomst, houdt het dossier van elk verblijf op orde en maakt van de melding aan de autoriteiten een vast onderdeel van de routine — voor elke woning die je beheert.
- Gebouwd voor verhuurders in Spanje en Cyprus
- Ontwikkeld en gehost in de EU
- Je gasten installeren niets
Het deel van verhuren waar niemand voor tekende
Registratie zou geen tweede baan moeten zijn
Wie vakantiewoningen verhuurt, kent de routine: paspoortfoto’s via WhatsApp, half ingevulde formulieren en een melddeadline die er niet om maalt dat je vandaag zeven check-ins had.
-
De paspoortjacht
Een gast stuurt drie van de vijf documenten, onscherp, de avond vóór aankomst — en iemand van je team tikt ze om 23:40 over in een formulier.
-
Zaterdag: zeven wissels
Elke aankomst herhaalt dezelfde routine — verzamelen, controleren, achternazitten, vastleggen. Vanaf tien woningen is de spreadsheet geen systeem meer.
-
Deadlines wachten niet
Meldtermijnen tellen in uren, niet in dagen. Mis er ongemerkt één en je komt er op de vervelendste manier achter — zonder iets in je dossier om op terug te vallen.
De Vivestay-workflow
Van boeking tot afgerond dossier — zonder achternazitten
Vivestay draait naast je boekingskanalen en verhuursoftware en brengt elk verblijf tot een gemeld, controleerbaar dossier.
-
Er komt een boeking binnen
Vanuit je verhuursoftware via een integratie, via de API of in een paar seconden handmatig ingevoerd — elk verblijf krijgt automatisch zijn eigen registratie.
-
Gasten krijgen één beveiligde link
Stuur hem mee met je boekingsbevestiging of aankomstinstructies. Hij opent in de browser van elke telefoon — geen app, geen account, geen wachtwoord.
-
Elke reiziger registreert zichzelf
Volwassenen, kinderen, begeleiders — iedereen vult precies in wat de bestemming vereist, gevalideerd tijdens het typen, vóór de reis.
-
Jij ziet alles in één oogopslag
Eén werkruimte toont elke aankomst, wie compleet is en wat er nog ontbreekt — voor elke woning die je beheert.
-
Melden wordt routine
De melding aan de autoriteiten wordt binnen het platform voorbereid en beheerd, met de deadline in beeld en het resultaat per verblijf vastgelegd.
-
Het dossier houdt zichzelf bij
Registratie, melding, bevestiging — een onveranderlijk spoor, bewaard voor de wettelijke termijn en daarna opgeruimd. Als iemand ernaar vraagt, ligt het antwoord klaar.
Wat er voor jou verandert
Minder administratie. Meer gastvrijheid.
Vivestay haalt het repetitieve werk van het bordje van je team — en geeft jou meer controle, niet minder.
-
Nooit meer documenten najagen
Gasten vullen hun eigen gegevens in vóór aankomst. Je team hoeft geen paspoorten meer te fotograferen bij de deur en na het eten over te tikken.
-
Gaten komen vroeg aan het licht
Vivestay weet wat elk land vereist en toetst elke registratie daaraan terwijl gasten nog bereikbaar zijn — niet pas op de deadline.
-
Deadlines per verblijf bewaakt
Meldtermijnen worden berekend vanaf de werkelijke check-intijd en tijdzone van elke boeking — late aankomsten en zomertijd inbegrepen.
-
Voor één woning of tweehonderd
Eén vakantiewoning, een groeiende portefeuille of een beheerbedrijf op schaal: de status rolt op over al je woningen, en aparte eigenaren blijven in volledig gescheiden organisaties.
-
Je hele team op één lijn
Schoonmakers wisselen, seizoenskrachten rouleren — de workflow blijft dezelfde, en iedereen ziet wat klaar is en wat nog ontbreekt.
-
Bewijs, geen beloftes
Elk verblijf draagt een onveranderlijk dossier van wat er is verzameld, gemeld en bevestigd — klaar op de dag dat iemand ernaar vraagt.
Voor je gasten
De check-in begint al vóór de vlucht
De beste aankomst is er een waar alles al geregeld is. Gasten ronden de registratie thuis in een paar minuten af — en stappen binnen voor een welkom, niet voor een klembord.
-
Eén link, niets te installeren
De beveiligde link opent in de browser van elke telefoon. Geen account, geen appstore, geen wachtwoord.
-
Een paar minuten, één keer
Een mobiel formulier vraagt alleen wat de wet vereist — en gasten controleren en corrigeren alles voordat ze bevestigen.
-
Hun gegevens, met respect behandeld
Verzameld voor het wettelijke dossier van het verblijf, bewaard voor de wettelijke termijn en daarna ingepland voor anonimisering en verwijdering. Nooit verkocht, nooit eindeloos opgeslagen.
Past in je stack
Vivestay verbindt — het vervangt niets
Houd je verhuursoftware, je channel manager en je gastcommunicatie. Vivestay pikt de boekingen daar op.
Koppeling met je verhuursoftware
Boekingen stromen automatisch binnen vanuit gekoppelde software zoals OwnerRez, en blijven synchroon als datums, gasten en annuleringen veranderen.
Een gedocumenteerde API
Maak reserveringen aan en volg de registratiestatus vanuit je eigen systemen via een stabiele, gedocumenteerde REST API.
Ondertekende webhooks
Je tools horen het op het moment dat er iets gebeurt — leveringen ondertekend, opnieuw geprobeerd en inzichtelijk.
Waar je verhuurt
Land voor land gebouwd, te beginnen waar de regels het strengst zijn
Gastenregistratie is nationale wetgeving, en elk land schrijft die anders. Vivestay levert elk land als een eigen module — zodat wat je verzamelt en meldt altijd klopt met waar je verhuurt.
-
Spanje
Reizigersregistratie onder het Real Decreto 933/2021: verzameling van de Anexo I-gegevens, validatie en de meldworkflow naar SES.Hospedajes — met de 24-uurstermijn per verblijf bewaakt.
-
Cyprus
Gastenregistratie en meldworkflows voor Cypriotische vakantieverhuur — de thuisbasis van het team achter Vivestay.
-
En verder
Nieuwe landen komen erbij zodra hun vereisten geverifieerd zijn — de workflow die je team één keer leert, blijft overal dezelfde.
Vertrouwen en beveiliging
Identiteitsgegevens van gasten, behandeld met de zorg die ze verdienen
-
In de EU gebouwd en gehost
Het platform draait op EU-infrastructuur en wordt in Europa ontwikkeld.
-
Versleuteld onderweg
Overal HTTPS; inloggegevens van integraties worden bovendien versleuteld opgeslagen.
-
Strikte scheiding tussen eigenaren
De gegevens van elke organisatie zijn geïsoleerd, afgedwongen op databaseniveau — niet alleen in applicatiecode.
-
Dataminimalisatie
Alleen de gegevens die de wet vereist worden verzameld, en ze worden alleen voor de wettelijke termijn bewaard.
-
Onveranderlijke audittrail
Compliancedossiers worden nooit stilletjes overschreven; correcties zijn geauditeerde gebeurtenissen.
-
Hier geen cookies
Deze website plaatst geen cookies en laadt niets van derden.
Wees een van de eerste verhuurders op Vivestay
We nemen een kleine groep verhuurders met vroege toegang in Spanje en Cyprus aan boord en vormen het product samen met hen. Als gastenregistratie op jouw bordje ligt, maken we graag kennis met hoe jij verhuurt.