Enregistrement des voyageurs pour la location saisonnière
Accueillez vos voyageurs, pas la paperasse.
Vivestay recueille l’enregistrement de chaque voyageur avant l’arrivée, garde le dossier de chaque séjour en ordre et fait de la déclaration aux autorités une partie de la routine — sur tous les logements que vous gérez.
- Conçu pour les opérateurs en Espagne et à Chypre
- Développé et hébergé dans l’UE
- Rien à installer pour vos voyageurs
La partie du métier que personne n’a choisie
L’enregistrement ne devrait pas être un second métier
Si vous gérez des locations de vacances, vous connaissez la routine : des photos de passeport sur WhatsApp, des formulaires à moitié remplis, et un délai de déclaration qui se moque de vos sept arrivées du jour.
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La chasse aux passeports
Un voyageur envoie trois documents sur cinq, flous, la veille de l’arrivée — et quelqu’un de votre équipe les recopie dans un formulaire à 23 h 40.
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Samedi : sept rotations
Chaque arrivée répète la même routine — collecter, vérifier, relancer, consigner. Passé dix logements, le tableur cesse d’être un système.
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Des délais qui n’attendent pas
Les fenêtres de déclaration se comptent en heures, pas en jours. Manquez-en une sans le voir et vous l’apprendrez de la pire des façons — sans rien au dossier pour vous couvrir.
Le flux Vivestay
De la réservation au dossier clos — sans courir après personne
Vivestay travaille aux côtés de vos canaux de réservation et de votre logiciel de gestion, et mène chaque séjour jusqu’à un dossier déclaré et auditable.
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Une réservation arrive
Depuis votre logiciel de gestion via une intégration, par l’API, ou saisie en quelques secondes — chaque séjour reçoit automatiquement son propre enregistrement.
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Vos voyageurs reçoivent un lien sécurisé
Envoyez-le avec votre confirmation de réservation ou vos instructions d’arrivée. Il s’ouvre dans le navigateur de n’importe quel téléphone — pas d’appli, pas de compte, pas de mot de passe.
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Chaque voyageur s’enregistre lui-même
Adultes, enfants, accompagnants — chacun saisit exactement ce que la destination exige, avec validation au fil de la saisie, avant le voyage.
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Vous voyez tout d’un coup d’œil
Un seul espace de travail montre chaque arrivée, qui est complet et ce qui manque — sur tous les logements que vous gérez.
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La déclaration devient une routine
La déclaration aux autorités se prépare et se gère dans la plateforme, avec le délai suivi et le résultat consigné pour chaque séjour.
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Le dossier se tient tout seul
Enregistrement, déclaration, accusé de réception — une trace immuable, conservée pendant la durée légale puis purgée. Le jour où l’on vous demande, la réponse est au dossier.
Ce qui change pour vous
Moins d’administratif. Plus d’hospitalité.
Vivestay retire le travail répétitif des mains de votre équipe — et vous laisse plus de contrôle, pas moins.
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Fini la chasse aux documents
Vos voyageurs saisissent eux-mêmes leurs données avant l’arrivée. Votre équipe arrête de photographier des passeports à la porte et de les recopier après le dîner.
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Les manques apparaissent tôt
Vivestay sait ce que chaque pays exige et vérifie chaque enregistrement tant que les voyageurs sont encore joignables — pas à l’échéance.
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Des délais suivis séjour par séjour
Les fenêtres de déclaration sont calculées à partir de l’heure d’arrivée réelle de chaque réservation et de son fuseau horaire — arrivées tardives et changement d’heure compris.
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Pour un logement comme pour deux cents
Une seule location de vacances, un parc qui grandit ou une société de gestion à grande échelle : le statut se consolide sur tous vos logements, et chaque propriétaire reste dans une organisation entièrement séparée.
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Toute votre équipe sur la même page
Le personnel de ménage change, les saisonniers tournent — le flux de travail reste le même, et chacun voit ce qui est fait et ce qui manque.
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Des preuves, pas des promesses
Chaque séjour porte une trace immuable de ce qui a été collecté, déclaré et accusé — prête le jour où quelqu’un la demande.
Pour vos voyageurs
Le check-in commence avant l’embarquement
La plus belle arrivée est celle où tout est déjà fait. Vos voyageurs terminent leur enregistrement en deux minutes depuis chez eux — et franchissent la porte pour un accueil, pas pour un formulaire.
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Un lien, rien à installer
Le lien sécurisé s’ouvre dans le navigateur de n’importe quel téléphone. Pas de compte, pas d’app store, pas de mot de passe.
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Deux minutes, une seule fois
Un formulaire pensé pour mobile ne demande que ce que la loi exige — et vos voyageurs relisent et corrigent tout avant de confirmer.
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Leurs données, respectées
Collectées pour le dossier légal du séjour, conservées pendant la durée légale, puis programmées pour anonymisation et suppression. Jamais vendues, jamais entassées.
Compatible avec vos outils
Vivestay se connecte — il ne remplace rien
Gardez votre logiciel de gestion, votre channel manager et votre messagerie voyageurs. Vivestay prend le relais à partir de la réservation.
Connexions aux logiciels de gestion
Les réservations arrivent automatiquement depuis les logiciels connectés comme OwnerRez, et restent synchronisées quand les dates, les voyageurs ou les annulations changent.
Une API documentée
Créez des réservations et suivez l’état des enregistrements depuis vos propres systèmes via une API REST stable et documentée.
Des webhooks signés
Vos outils sont prévenus dès que quelque chose avance — des livraisons signées, réessayées et observables.
Là où vous accueillez
Construit pays par pays, en commençant là où les règles sont les plus strictes
L’enregistrement des voyageurs relève de la loi nationale, et chaque pays l’écrit à sa façon. Vivestay livre chaque pays comme un module à part entière — pour que ce que vous collectez et déclarez corresponde toujours à l’endroit où vous accueillez.
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Espagne
L’enregistrement des voyageurs selon le décret royal 933/2021 : collecte des données de l’Anexo I, validation et flux de déclaration SES.Hospedajes — la fenêtre de 24 heures suivie séjour par séjour.
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Chypre
Enregistrement des voyageurs et flux de déclaration pour les locations de courte durée chypriotes — le terrain natal de l’équipe qui construit Vivestay.
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Et au-delà
De nouveaux pays s’ajoutent à mesure que leurs exigences sont vérifiées — le flux que votre équipe apprend une fois reste le même partout.
Confiance et sécurité
Les données d’identité des voyageurs, traitées avec le sérieux qu’elles méritent
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Développé et hébergé dans l’UE
La plateforme tourne sur une infrastructure de l’UE et est développée en Europe.
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Chiffré en transit
HTTPS partout ; les identifiants d’intégration sont en plus chiffrés au repos.
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Séparation stricte des propriétaires
Les données de chaque organisation sont isolées, au niveau même de la base de données — pas seulement dans le code applicatif.
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Minimisation des données
Seules les données exigées par la loi sont collectées, et elles ne sont conservées que pendant la durée légale.
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Des pistes d’audit immuables
Les dossiers de conformité ne sont jamais écrasés en silence ; chaque correction est un événement audité.
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