Product
Alles wat een verblijf nodig heeft, van boeking tot afgerond dossier
Vivestay is de registratielaag van je verhuur: het verzamelt bij elke gast wat de wet vereist, houdt elk verblijf zichtbaar en brengt de melding tot een vastgelegd resultaat — voor één appartement of tweehonderd.
Zo werkt het
Vier stappen, helder verdeeld tussen jou en Vivestay
Gastenregistratie raakt je gasten, je team en de autoriteiten. Dit gebeurt er in elke stap — en wie wat doet. Jij houdt de regie; Vivestay draagt de routine.
-
Richt je woningen in
Jij
- Voeg elke woning toe met haar land en tijdzone.
- Vul de accommodatiegegevens in die de autoriteiten vereisen — één keer, niet per verblijf.
Vivestay
- Past de gegevenseisen van de bestemming toe op elke boeking van die woning.
- Houdt aparte eigenaren en bedrijven in volledig gescheiden organisaties.
-
Haal boekingen binnen
Jij
- Koppel je verhuursoftware, of maak reserveringen aan in de console of via de API.
- Corrigeer boekingsgegevens op elk moment voordat de registratie is afgerond — geauditeerd, nooit stilzwijgend.
Vivestay
- Houdt boekingen binnenstromen en actueel als er iets verandert — nieuwe datums, aantallen gasten, annuleringen.
- Maakt voor elk verblijf een registratie aan en genereert de beveiligde gastlink.
-
Gasten registreren zich vóór aankomst
Jij
- Deel de beveiligde link zoals je nu al met gasten communiceert — via een bericht op het boekingsplatform, per e-mail of in je aankomstinstructies.
- Volg de status per boeking in plaats van bij check-in papieren achterna te zitten.
Vivestay
- Leidt elke reiziger door een mobiel formulier dat alleen de wettelijk vereiste gegevens vraagt — hoofdgast, medereizigers, kinderen met hun begeleiders.
- Valideert elk veld tegen de eisen van de bestemming en laat precies zien wat er ontbreekt.
- Laat gasten alles controleren en corrigeren vóór een bevestiging met één klik als ondertekening.
-
Melden en vastleggen
Jij
- Rond de meldworkflow voor elk verblijf af vanuit de meldwerkruimte.
- Zie in één oogopslag welke verblijven gemeld, bevestigd of nog open zijn.
Vivestay
- Bereidt de melding voor de reizigers van de boeking voor, klaar voor de autoriteiten — voor Spanje het parte de viajeros.
- Bewaakt de melddeadline vanaf de werkelijke check-intijd en tijdzone.
- Legt het resultaat vast en bewaart de onveranderlijke audittrail: verzameld, gemeld, bevestigd — met tijdstempels.
Registratie
Gastenregistratie, gedaan door de gast zelf
-
Beveiligde registratielinks
Elke boeking krijgt haar eigen beveiligde link. Gasten openen hem in de browser op elk apparaat — geen account, geen app, niets uit te leggen bij check-in.
-
Het hele reisgezelschap
Hoofdgast plus medereizigers, inclusief kinderen met hun begeleidende volwassene — iedereen die de bestemming vereist, in één keer vastgelegd.
-
Volledigheid die je ziet
Verwachte groepsgrootte tegenover geregistreerde reizigers, en validatie per veld tegen de eisen van de bestemming — altijd zichtbaar, per verblijf.
-
Controleren, corrigeren en ondertekenen
Gasten controleren en corrigeren hun gegevens voordat ze met één klik ondertekenen; latere correcties worden geauditeerd, nooit stilzwijgend doorgevoerd.
Compliance
Meldingen die als een routine lopen
Van de grond af landspecifiek: wat er wordt verzameld, hoe het wordt gevalideerd en hoe het wordt gemeld volgt de regels van waar je verhuurt.
-
Landspecifieke gegevensverzameling
De vereiste gast- en verblijfsgegevens per bestemming — voor Spanje de reizigersvelden van Anexo I — verzameld via de gastflow, samen met je accommodatiegegevens.
-
Validatie vóór de deadline
Registraties worden getoetst aan de eisen van de autoriteiten, zodat gaten dagen vóór de deadline zichtbaar worden — niet na een afwijzing.
-
Meldworkflow
Bereid meldingen aan de autoriteiten voor en beheer ze vanuit één werkruimte — voor Spanje het parte de viajeros voor SES.Hospedajes — met elk verblijf gebracht tot een vastgelegd resultaat.
-
Precieze deadlinebewaking
Meldtermijnen worden afgeleid van de werkelijke check-intijd en de tijdzone van de woning — late aankomsten en zomertijd inbegrepen.
-
Status die je kunt aantonen
Elke melding draagt haar eigen levensloop — voorbereid, ingediend, bevestigd — zodat de stand van elk verblijf nu zichtbaar is en later aantoonbaar.
-
Auditgeschiedenis en bewaartermijn
Een onveranderlijk dossier van wat er is verzameld, gemeld en bevestigd, bewaard voor de wettelijke termijn en daarna ingepland voor anonimisering en verwijdering.
Operatie
Een console gebouwd voor portefeuilles
Of je nu je eigen appartementen beheert of woningen voor veel eigenaren runt: de console houdt elk verblijf — en elk bedrijf — op zijn plek.
-
Reserveringswerkruimte
Elk verblijf met registratiestatus, deadline en openstaande punten — over al je woningen heen, in één lijst die je team echt kan wegwerken.
-
Woningconfiguratie
Land, accommodatiegegevens en tijdzone per woning — één keer instellen, daarna toegepast op elke volgende boeking.
-
Meldwerkruimte
Meldingen, deadlines en bevestigingsstatus in één overzicht — de meldwachtrij wordt een lijst die je wegwerkt, geen zorg die je meedraagt.
-
Audittrail waar je werkt
De onveranderlijke geschiedenis van elke registratie en melding, één klik verwijderd van het verblijf waar die bij hoort.
-
Teams en gescheiden eigenaren
Verhuurdersaccounts met inloggen via e-mail en wachtwoord; één account kan meerdere volledig geïsoleerde organisaties beheren — de gegevens van elke eigenaar strikt gescheiden.
Integraties
Werkt goed samen met je stack
Vivestay koppelt met de systemen die je al gebruikt — het vervangt ze niet.
-
Koppel je boekingssoftware
Boekingen stromen automatisch binnen vanuit OwnerRez of elke iCal-agenda en blijven synchroon als er iets verandert — ingesteld in Vivestay, zonder ontwikkelwerk.
-
Bouw op Vivestay
Partnersystemen leggen reserveringen aan en volgen de registratiestatus via de Partner-API.
-
Ondertekende webhooks
Je systemen krijgen bericht zodra een gast de registratie afrondt — leveringen zijn ondertekend, worden opnieuw geprobeerd en zijn inzichtelijk.
-
Automatiseringsvriendelijk van ontwerp
Boekingen binnenhalen, gastlinks aanmaken en statusupdates lopen als workflows, zodat routinewerk gebeurt zonder routine-inspanning.
Beveiliging
Beveiliging en gegevensbescherming
Identiteitsgegevens van gasten horen bij de gevoeligste gegevens in de gastvrijheid. Vivestay behandelt bescherming als een producteis, niet als bijzaak.
-
In de EU gebouwd en gehost
Ontwikkeld in Europa en gehost op EU-infrastructuur.
-
Versleuteling
HTTPS voor alles onderweg; inloggegevens van integraties worden in opslag envelope-versleuteld.
-
Organisatie-isolatie
De scheiding tussen organisaties wordt op databaseniveau afgedwongen, zodat de ene organisatie nooit de gegevens van een andere kan lezen.
-
Minimalisatie en bewaartermijn
Alleen wettelijk vereiste gegevens worden verzameld; ze worden voor de wettelijke termijn bewaard en daarna ingepland voor anonimisering en verwijdering.
Zie het met je eigen boekingen
Start gratis op eigen houtje, of praat met ons voor een begeleide onboarding met het team achter Vivestay.