Produkt
Alles, was ein Aufenthalt braucht — von der Buchung zur geschlossenen Akte
Vivestay ist die Registrierungsebene Ihres Vermietungsbetriebs: Es erfasst von jedem Gast, was das Gesetz verlangt, hält jeden Aufenthalt sichtbar und führt die Meldung bis zum dokumentierten Ergebnis — für ein Apartment oder zweihundert.
So funktioniert es
Vier Schritte, klar aufgeteilt zwischen Ihnen und Vivestay
Gästeregistrierung berührt Ihre Gäste, Ihr Team und die Behörde. Hier steht, was in jedem Schritt passiert — und wer was tut. Sie behalten die Kontrolle; Vivestay trägt die Routine.
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Richten Sie Ihre Unterkünfte ein
Sie
- Legen Sie jede Unterkunft mit ihrem Land und ihrer Zeitzone an.
- Hinterlegen Sie die Betriebsdaten, die die Behörde verlangt — einmal, nicht je Aufenthalt.
Vivestay
- Wendet die Datenanforderungen des Reiseziels auf jede Reservierung dieser Unterkunft an.
- Hält getrennte Eigentümer und Geschäfte in vollständig getrennten Organisationen.
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Holen Sie Ihre Reservierungen herein
Sie
- Verbinden Sie Ihre Vermietungssoftware, oder legen Sie Reservierungen in der Konsole oder über die API an.
- Korrigieren Sie Buchungsdaten jederzeit, bevor die Registrierung abgeschlossen ist — auditiert, nie stillschweigend.
Vivestay
- Hält Reservierungen im Fluss und auf dem Stand, wenn sich Buchungen ändern — neue Termine, Gästezahlen, Stornierungen.
- Erstellt für jeden Aufenthalt eine Registrierung und erzeugt den sicheren Gäste-Link.
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Gäste registrieren sich vor der Anreise
Sie
- Teilen Sie den sicheren Link so, wie Sie ohnehin mit Gästen kommunizieren — Nachricht über die Buchungsplattform, E-Mail oder Ihre Anreiseinformationen.
- Verfolgen Sie den Status je Reservierung, statt beim Check-in Papieren hinterherzulaufen.
Vivestay
- Führt jeden Reisenden durch ein mobiles Formular, das nur die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben abfragt — Hauptgast, Mitreisende, Kinder mit Begleitpersonen.
- Validiert jedes Feld gegen die Anforderungen des Reiseziels und zeigt genau, was fehlt.
- Lässt Gäste alles prüfen und korrigieren, bevor sie per Klick verbindlich bestätigen.
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Melden und dokumentieren
Sie
- Schließen Sie den Meldeworkflow für jeden Aufenthalt im Melde-Arbeitsbereich ab.
- Sehen Sie auf einen Blick, welche Aufenthalte gemeldet, bestätigt oder noch offen sind.
Vivestay
- Bereitet die behördenfertige Meldung für die Reisenden der Reservierung vor — für Spanien den parte de viajeros.
- Verfolgt die Meldefrist ab der tatsächlichen Check-in-Zeit und Zeitzone.
- Dokumentiert das Ergebnis und führt die unveränderliche Audit-Historie: erfasst, gemeldet, bestätigt — mit Zeitstempeln.
Registrierung
Gästeregistrierung — erledigt vom Gast
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Sichere Registrierungslinks
Jede Reservierung bekommt ihren eigenen sicheren Link. Gäste öffnen ihn im Browser auf jedem Gerät — kein Konto, keine App, nichts, was Sie beim Check-in erklären müssen.
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Die ganze Reisegruppe
Hauptgast plus Mitreisende, einschließlich Kindern mit ihrem Verhältnis zur Begleitperson — alle, die das Reiseziel verlangt, einmal erfasst.
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Vollständigkeit, die man sieht
Erwartete Gruppengröße gegenüber registrierten Reisenden und Validierung jedes Feldes gegen die Anforderungen des Reiseziels — jederzeit sichtbar, je Aufenthalt.
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Prüfen, korrigieren & bestätigen
Gäste prüfen und korrigieren ihre Angaben, bevor sie per Klick verbindlich bestätigen; spätere Korrekturen werden auditiert, nie stillschweigend übernommen.
Compliance
Meldungen, die wie eine Routine laufen
Länderspezifisch von Grund auf: Was erfasst wird, wie es validiert wird und wie gemeldet wird, folgt den Regeln des Ortes, an dem Sie vermieten.
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Länderspezifische Datenerfassung
Die vorgeschriebenen Gäste- und Aufenthaltsdaten jedes Reiseziels — für Spanien die Reisendenfelder des Anexo I — erhoben im Gäste-Flow, zusammen mit den Stammdaten Ihres Betriebs.
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Validierung vor der Frist
Registrierungen werden gegen die Anforderungen der Behörde geprüft — Lücken zeigen sich Tage vor der Frist, nicht erst nach einer Ablehnung.
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Der Meldeworkflow
Bereiten Sie behördliche Meldungen aus einem Arbeitsbereich vor und verwalten Sie sie — für Spanien den parte de viajeros für SES.Hospedajes — mit jedem Aufenthalt bis zum dokumentierten Ergebnis.
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Präzise Fristenverfolgung
Meldefenster werden aus der tatsächlichen Check-in-Zeit und der Zeitzone der Unterkunft abgeleitet — späte Anreisen und Zeitumstellung inklusive.
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Status, den Sie belegen können
Jede Meldung trägt ihren Lebenszyklus — vorbereitet, übermittelt, bestätigt — damit der Stand jedes Aufenthalts jetzt sichtbar und später beweisbar ist.
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Audit-Historie & Aufbewahrung
Eine unveränderliche Aufzeichnung dessen, was erfasst, gemeldet und bestätigt wurde — aufbewahrt für die gesetzliche Frist, danach zur Anonymisierung und Löschung eingeplant.
Betrieb
Eine Konsole, gebaut für Portfolios
Ob Sie eigene Apartments verwalten oder Unterkünfte für viele Eigentümer betreiben: Die Konsole hält jeden Aufenthalt — und jedes Geschäft — an seinem Platz.
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Reservierungs-Arbeitsbereich
Jeder Aufenthalt mit Registrierungsstatus, Frist und offenen Punkten — über alle Ihre Unterkünfte, in einer Liste, die Ihr Team wirklich abarbeiten kann.
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Unterkunfts-Konfiguration
Land, Betriebsdaten und Zeitzone je Unterkunft — einmal hinterlegt, ab dann auf jede Reservierung angewendet.
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Melde-Arbeitsbereich
Meldungen, Fristen und Bestätigungsstatus in einer Ansicht — die Meldeliste wird zu einer Liste, die Sie abarbeiten, nicht zu einer Sorge, die Sie mit sich tragen.
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Audit-Historie direkt bei der Arbeit
Die unveränderliche Historie jeder Registrierung und Meldung — einen Klick von dem Aufenthalt entfernt, zu dem sie gehört.
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Teams & getrennte Eigentümer
Betreiberkonten mit E-Mail und Passwort; ein Konto kann mehrere vollständig isolierte Organisationen verwalten — die Daten jedes Eigentümers strikt getrennt.
Integrationen
Versteht sich mit Ihren Tools
Vivestay verbindet sich mit den Systemen, die Sie bereits nutzen — es ersetzt sie nicht.
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Ihre Buchungssoftware anbinden
Reservierungen fließen automatisch aus OwnerRez oder jedem iCal-Kalender ein und bleiben synchron, wenn sich Buchungen ändern — eingerichtet in Vivestay, ganz ohne Entwicklung.
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Auf Vivestay aufbauen
Partnersysteme legen Reservierungen an und verfolgen den Registrierungsstatus über die Partner-API.
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Signierte Webhooks
Ihre Systeme werden benachrichtigt, sobald ein Gast seine Registrierung abschließt — Zustellungen sind signiert, werden wiederholt und sind nachvollziehbar.
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Automationsfreundlich per Design
Buchungseingang, Gäste-Link-Erstellung und Statusaktualisierungen laufen als Workflows — Routineverwaltung ohne Routineaufwand.
Sicherheit
Sicherheit & Datenschutz
Identitätsdaten von Gästen gehören zu den sensibelsten Daten der Branche. Vivestay behandelt ihren Schutz als Produktanforderung, nicht als Fußnote.
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In der EU entwickelt und gehostet
Entwickelt in Europa, betrieben auf EU-Infrastruktur.
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Verschlüsselung
HTTPS für alles auf dem Weg; Zugangsdaten von Integrationen werden im Ruhezustand zusätzlich per Envelope-Verschlüsselung geschützt.
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Isolation der Organisationen
Die Mandantentrennung wird auf Datenbankebene durchgesetzt — keine Organisation kann je die Daten einer anderen lesen.
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Minimierung & Aufbewahrung
Erhoben werden nur gesetzlich vorgeschriebene Daten; aufbewahrt für die gesetzliche Frist, danach zur Anonymisierung und Löschung eingeplant.
Sehen Sie es mit Ihren eigenen Reservierungen
Starten Sie kostenlos auf eigene Faust, oder sprechen Sie mit uns über ein begleitetes Onboarding mit dem Team, das Vivestay baut.